Aceeași chirie, costuri diferite: ce trebuie să (te) întrebi înainte să închiriezi (în calitate de chiriaș) un spațiu comercial
Două spații pot avea aceeași chirie pe metru pătrat. Cu toate acestea, costul total al utilizării lor, luând în considerare întreaga durată a contractului, poate fi semnificativ diferit. În practică, deși toată lumea înțelege că nu doar chiria este cea care dă dimensiunea costului cu spațiul închiriat, chiria este văzută ca principalul element de cost, celelalte costuri, mai puțin “vizibile”, fiind considerate mai puțin importante, pe motiv că acestea sunt, sau ar trebui să fie, mai mici decât chiria. De multe ori însă, aceste costuri, care nu sunt întotdeauna ușor cuantificabile la momentul semnării contractului, sunt cele care pot majora semnificativ costul chiriașului cu spațiul închiriat.
Dintr-o perspectivă practică, costurile suplimentare chiriei se grupează în trei categorii:
- costurile necesare „intrării” în contract și în spațiu – respectiv acele costuri aferente investiției inițiale a chiriașului pentru amenajarea și autorizarea spațiului conform necesităților și/sau standardelor chiriașului,
- costurile recurente – respectiv costurile cu utilitățile, costurile cu spațiile comune (dacă este cazul) și costurile cu administrarea clădirii în general, și
- costurile de „ieșire” din contract sau de „modificare” a contractului – respectiv acele costuri care devin evidente atunci când contractul trebuie modificat sau încetat. De multe ori, modul în care aceste costuri sunt distribuite și asumate contractual poate duce la creșterea semnificativă și, uneori, surprinzătoare pentru chiriaș, a poverii financiare a unei închirieri.
Nu există un checklist unic
Si, ca în orice altă relație contractuală, prima provocare este întotdeauna să știi ce să întrebi. Deși un checklist general poate acoperi zonele generale în care cele trei categorii de costuri menționate mai sus devin relevante, în realitate însă, relevanța întrebărilor și impactul financiar al fiecărei categorii de costuri depind foarte mult de context.
Caracteristicile spațiului închiriat (de exemplu, tipul de imobil în care acesta este situat) determină zona în care apar costurile, care dintre acestea devin dominante și cât de expus este chiriașul la riscuri neanticipate din acest punct de vedere.
Pentru a exemplifica cele de mai sus, putem să comparăm două situații frecvente: un spațiu independent, de sine stătător, și un spațiu într-o clădire administrată (office building sau shopping center). Deși chiria poate fi similară, principiile economice și juridice care stau la baza contractului de închiriere vor fi diferite.
Spațiul independent: costurile cu amenajarea și autorizarea spațiului
(categoria 1 de costuri devine esențială)
În cazul unui spațiu independent, întrebarea esențială nu este doar „cât este chiria”, ci dacă spațiul poate fi folosit legal și efectiv pentru activitatea avută în vedere și ce adaptări sunt necesare. În România, acest lucru apare frecvent, deoarece multe clădiri atractive (mai ales vile sau imobile cu valoare arhitecturală) au, în fapt, destinație rezidențială, iar utilizarea lor pentru activități comerciale (de exemplu restaurant, clinică, magazin) presupune, de regulă, schimbarea destinației și obținerea unor autorizații suplimentare.
Aici este important să se țină cont că, uneori, schimbarea destinației nu este doar o chestiune de cost și timp, ci poate fi blocată din mai multe motive, dintre care putem aminti trei.
- Blocaje urbanistice. Dacă reglementările urbanistice aplicabile (inclusiv zona și funcțiunile permise) nu permit activitatea respectivă, schimbarea destinației poate fi dificilă (în situația în care se poate totuși depune o propunere de nou plan de urbanism zonal) sau chiar imposibil de implementat în acel spațiu, indiferent de buget. În acest caz, problema nu este „cât costă”, ci „se poate sau nu se poate”.
- Blocaje derivând din caracteristicile spațiului. Chiar dacă, teoretic, desfășurarea respectivei activități ar fi permisă în spațiu, trebuie verificat dacă spațiul îndeplinește toate cerințele logistice și tehnice necesare pentru obținerea autorizațiilor necesare și desfășurarea activității. Exemple tipice sunt lipsa locurilor de parcare necesare, limitări de acces, configurarea spațiului, constrângeri structurale sau imposibilitatea de a implementa cerințe tehnice obligatorii.
- Blocaje derivând din necesitatea obținerii unor eventuale acorduri ale vecinilor. Aici, discuția poate fi lungă, deoarece refuzul vecinilor de a-și da acordul poate întârzia sau chiar bloca începerea activității în spațiul închiriat.
De aceea, înainte ca negocierile să avanseze, trebuie clarificate câteva repere-cheie: dacă destinația urbanistică este compatibilă cu activitatea, dacă se pot obține autorizațiile necesare pentru utilizarea spațiului (în special acolo unde numărul de locuri de parcare și/sau securitatea la incendiu este relevantă) și dacă documentația tehnică și cadastrală este completă și actualizată. Dacă răspunsul este negativ la oricare dintre aceste întrebări, costurile aferente rezolvării situației pot fi semnificative, derivând din proceduri administrative, lucrări de conformare și, mai ales, întârzieri în utilizarea efectivă a spațiului.
În paralel, infrastructura spațiului trebuie tratată ca o condiție de business, nu ca un detaliu tehnic. Capacitatea electrică poate fi insuficientă și poate necesita întăriri de rețea; utilitățile pot „exista pe hârtie”, dar să nu fie disponibile efectiv; iar costurile de extindere a rețelelor trebuie clarificate împreună cu întrebarea esențială: cine plătește și cui rămâne investiția la final.
În lipsa unor clauze clare, riscul este transferat, în practică, chiriașului.
În acest tip de spațiu, în prezența aspectelor de mai sus, și timpul devine un cost direct. De aceea, în spațiile independente, costurile inițiale sunt de regulă dominante, în timp ce costurile recurente sunt, de obicei, mai limitate, fiind, de regulă, în controlul chiriașului.
Office building și shopping center: costul utilizării spațiului situat într-o clădire administrată de un terț
(categoria 2 de costuri devine esențială)
Într-un office building sau într-un shopping center, logica se schimbă. Din categoria 1 de costuri rămân relevante investițiile inițiale determinate de stadiul de predare al spațiului (shell & core sau, mai rar, amenajat), iar întrebările despre destinație sunt, de regulă, mai puțin sensibile. Rămâne însă esențial ce primești la predare, ce amenajări sunt necesare și cine le suportă.
Diferența majoră față de spațiile independente este apariția unei zone de costuri pe care chiriașul nu le controlează direct: costurile cu spațiile comune și administrarea generală. Acestea sunt recurente, pot varia în timp și pot afecta semnificativ predictibilitatea bugetară, chiar dacă chiria de bază este identică. Tot la capitolul cheltuielilor recurente se includ și cheltuielile cu utilitățile. În general, în astfel de spații utilitățile sunt contorizate separat și, similar spațiilor independente, sub controlul chiriașului; cu toate acestea, este recomandat ca modalitatea de contorizare, precum și eventualele taxe suplimentare percepute de managementul clădirii, să fie clarificate în mod expres.
De avut însă în vedere este că aceste costuri nu sunt numai o chestiune de administrare, ci și de contract. Ce intră în „coșul” de cheltuieli, ce este exclus, cum se calculează cota chiriașului și dacă sunt incluse costuri de capital, management fees sau alte cheltuieli care, în mod intuitiv, ar aparține proprietarului sunt toate rezultatul formulării și negocierii juridice. La fel de important este dacă există mecanisme de control: plafonare, transparență, drept de verificare/audit sau reguli de raportare.
În lipsa clarificării tuturor aspectelor relevante și reflectării lor corecte în contract, costurile recurente pot ajunge să cântărească mai mult decât chiria propriu-zisă.
Când planurile se schimbă: costurile asociate modificării sau încetării contractului
(categoria 3 de costuri – relevantă pentru toate tipurile de spații)
A treia categorie de costuri devine vizibilă, de cele mai multe ori, atunci când businessul are nevoie de flexibilitate sau la finalul relației contractuale. Orice contract încetează mai devreme sau mai târziu, iar întrebările aparent simple de la semnare se pot transforma în costuri semnificative: în ce stare trebuie predat spațiul, ce se întâmplă cu investițiile, cât de repede trebuie eliberat, ce obligații de reparații există și ce înseamnă, în bani, readucerea spațiului la starea inițială.
La acestea se adaugă alte aspecte (de obicei văzute ca fiind legale/contractuale) care pot duce însă la costuri suplimentare pentru chiriaș: durata minimă contractuală, relocarea, penalitățile de ieșire anticipată, limitările privind cesiunea sau subînchirierea și lipsa unor mecanisme de adaptare. Toate aceste aspecte sunt esențiale și trebuie avute în vedere și reflectate în mod corect în contractul de închiriere.
Prin urmare, două contracte cu aceeași chirie de început (precizarea „de început” este esențială, deoarece multe contracte conțin mecanisme de indexare a chiriei – care, la rândul lor, trebuie discutate și clarificate) pot genera angajamente financiare complet diferite tocmai din cauza acestor clauze, care sunt rezultatul structurii juridice a contractului, nu al chiriei negociate.
Concluzie
Chiria de început poate fi identică pentru două spații. Costul total al chiriașului derivând din închiriere rareori este egal.
Costul real al chiriașului cu utilizarea unui spațiu închiriat este suma costurilor necesare pentru a-l putea folosi, a costurilor recurente aferente utilizării spațiului și a costurilor care apar atunci când contractul trebuie modificat sau încetat. Nu toate aceste costuri pot fi cunoscute de la început, dar, cu întrebările corecte și o analiză juridică specializată, ele pot deveni identificabile, cuantificabile sau, cel puțin, previzibile.
Aceasta este diferența dintre o decizie luată exclusiv pe baza nivelului chiriei și una luată în considerarea costului total al închirierii. Înțelegerea modului în care realitățile comerciale sunt reflectate și transpuse corect în contract este cea care face diferența între o închiriere predictibilă și una impredictibilă. Iar predictibilitatea nu trebuie să fie un lux; ea trebuie să fie o normalitate.
Acest articol a fost scris de Corina Țigănaș, specialist în leasing comercial, cu peste 20 de ani de experiență în real estate și leasing comercial.
Acest articol este furnizat de LawNexus exclusiv în scop informativ și nu constituie asistență juridică și nici o ofertă de acordare a asistenței juridice. Prezentul document nu dă naștere unei relații avocat–client. Pentru solicitarea de asistență juridică cu privire la oricare dintre aspectele analizate, vă rugăm să vă adresați persoanei dumneavoastră obișnuite de contact din cadrul LawNexus sau autorului acestui articol.
